Pracownik ma prawo do urlopu i obowiązkiem pracodawcy jest tak zorganizować pracę, aby pracownik mógł z tego prawa skorzystać. Kiedy jednak zatrudnienie kończy się, a pracownik nie skorzystał z prawa do urlopu, musimy wypłacić tzw. ekwiwalent urlopowy.

 

Kiedy pracownik przebywa na urlopie, otrzymuje za ten czas normalne wynagrodzenie za pracę. – Ekwiwalent urlopowy jest więc swego rodzaju rekompensatą za niewykorzystany urlop – wyjaśnia Anna Tołysz, specjalista ds. kadr i płac w Biurze Rachunkowym i Kancelarii Doradztwa Podatkowego „ANNA”.

 

Współczynnik urlopowy

To współczynnik, który służy do obliczenia wysokości należnego ekwiwalentu urlopowego. Jego wartość nie jest stała i uzależniona jest od liczby dni oraz dni wolnych od pracy w danym roku. Współczynnik urlopowy obliczamy według wzoru:

 

[liczba dni w roku] – [liczba dni wolnych od pracy w roku: soboty, niedziele i święta] 

———————————————————————————-

[ilość miesięcy w roku, czyli 12]

 

Przykład obliczenia ekwiwalentu urlopowego dla roku 2016:

 

366 – 118 = 248 : 12 = 20,67

 

Dla osób, które nie pracują w pełnym wymiarze czasu, stosujemy takie same obliczenia, przy czym końcowy wynik dzielimy przez wymiar czasu pracownika.

Przykład obliczenia ekwiwalentu urlopowego dla roku 2016 dla osoby zatrudnionej w wymiarze ½ etatu:

 

366 – 118 = 248 : 12 = 20,67 / ½ = 10,34

 

– Możemy zastosować korzystniejsze dla pracownika wyliczenie ekwiwalentu urlopowego, gdzie uwzględniamy wyłącznie święta przypadające w dni robocze. Obie metody liczenia współczynnika są dopuszczalne – mówi A. Tołysz. Dla przykładu, w 2016 roku cztery święta wypadają w niedzielę (Wielkanoc, Święto Pracy, Zielone Świątki i pierwszy dzień Bożego Narodzenia):

 

366 – (52+53+9) = 366 – 144 = 252 : 12 = 21

 

Stawka godzinowa

Po ustaleniu wskaźnika urlopowego, do wyliczenia wysokości ekwiwalentu urlopowego musimy jeszcze obliczyć stawkę godzinową pracownika. – W celu jej obliczenia sumujemy wynagrodzenie brutto pracownika wraz z dodatkami za ostatni miesiąc oraz średnie wynagrodzenie brutto pracownika za 3 ostatnie miesiące z tytułu premii – tłumaczy specjalista z Biura Rachunkowego i Kancelarii Doradztwa Podatkowego „ANNA”,

Kwotę wynagrodzenia brutto dzielimy następnie przez wyliczony wcześniej wskaźnik urlopowy – na przykład:

 

2 000 zł brutto : wskaźnik 21: 8 godzin pracy = 11,90 zł (stawka godzinowa)

 

Wysokość ekwiwalentu urlopowego

Znając wskaźnik urlopowy i stawkę godzinową pracownika, możemy obliczyć ostatecznie wysokość ekwiwalentu urlopowego. Przyjmijmy, że podstawą jest wynagrodzenie w kwocie 2000 zł brutto za pełny etat, a pracownik posiada niewykorzystane 4 dni urlopu wypoczynkowego:

Wskaźnik urlopowy:                    21

Wynagrodzenie brutto:                2 000 zł brutto

Stawka godzinowa:                    11,90 zł

Niewykorzystany urlop:               4 dni

 

Obliczenie ekwiwalentu urlopowego:

 

4 dni urlopy x 8 godzin = 32 godziny

32 x 11,90 zł = 380,80 zł brutto

 

Obliczona kwota ekwiwalentu urlopowego jest podstawą do naliczenia pozostałych składników wynagrodzenia, m.in. składek ubezpieczeniowych.

 

Kiedy wypłacić ekwiwalent urlopowy?

– Ekwiwalent urlopowy obliczamy na ostatni dzień zatrudnienia pracownika, przy czym jego wypłata może nastąpić w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę – informuje Anna Tołysz. Na przykład, gdy pracownik pracował do dnia 31 grudnia 2015 roku, a pensję otrzymywał do 10. dnia następnego miesiąca, to ekwiwalent urlopowy obliczamy na dzień 31.12.2015 r., ale jego wypłata nastąpi do 10 styczna 2016 roku.